Durch den Einsatz einer sehr effektiven SQL-Datenbank ist der Elefant in der Lage, sehr große Datenmengen zu verarbeiten und in einem lokalen Computernetz gleichzeitig vielen Nutzern ohne Beschränkungen der Arbeitsgeschwindigkeit die Arbeit zu ermöglichen.

Dabei gibt es einen Hauptnutzer, der die Rechte für alle anderen Nutzer bestimmt. Das obere Bild zeigt das Fenster für die Rechtevergabe für alle Nutzer, die beim Elefant "Mandanten" genannt werden. Um das Bild vergrößert zu betrachten, klicken Sie es bitte an. Über das Fenster kann z.B. festgelegt werden, ob die im Therapeutenverhältnis sehr intern zu behandelnden Informationen zu Therapiegesprächen ausschließlich dem Therapeuten und nicht z.B. der Schwester im Empfang oder einem anderen Therapeuten zugänglich sind (Schalter "Krankenblatt zeigen"). Es kann aber auch bestimmt werden, ob ein anderer Therapeut, der vertretungsweise die Behandlung übernimmt, Einsicht in die Aufzeichnungen erhält. Gleiches betrifft den Terminkalender, den die Schwester in der Aufnahme für alle Ärzte und Therapeuten einer Praxis verwaltet, sowie weitere Funktionen.

Ein weiteres wichtiges Element der Mandantenverwaltung ist die Festlegung von Abrechnungs- und Analysegruppen. In Abrechnungsgruppen wird bestimmt, für welche Therapeuten oder Ärzte in einer gemeinsamen Datei die Leistungsdaten zur Kassenärztlichen Vereinigung geschickt werden. Um Doppelabrechnungen zu verhindern, kann dabei ein Mandant nur in eine Abrechnungsgruppe aufgenommen werden. In Analysegruppen können Therapeuten und Ärzte mehrfach benannt werden, um z. B. in einer größeren Praxis oder einem Gesundheitszentrum unter verschiedenen Aspekten Leistungsanalysen, Analysen der Diagnoseverteilung o. ä. durchzuführen.

Beim Einsatz des Elefanten in einem lokalen Computernetz befindet sich die Elefant-Datenbank auf einem zumeist separaten Computer - einem "Server". Die Integration des Elefant in ein solches Netz ist denkbar einfach. Trotzdem sollte aus Sicherheitsgründen ein mit Netzwerken erfahrener IT-Experte oder – noch besser – ein Elefant-Servicepartner hinzu gezogen werden.