In enger Zusammenarbeit mit dem Institut für Verhaltenstherapie in Berlin wurde beginnend 2005 der ELEFANT für den Einsatz in einem Ausbildungsinstitut qualifiziert. In der Zwischenzeit arbeiten fast 40 Institute mit dem ELEFANT.

Dabei ist es immer das Ziel, die Therapeuten bereits während der Ausbildung im Umgang mit einem Praxisverwaltungssystem zu schulen. Wenn es das Institut wünscht, erhält jeder Auszubildende einen ELEFANTen, mit dem er arbeitet. Während der Ausbildung entfällt für den Lernenden der Einmalpreis und die Update-Gebühr. Lediglich der Postversand des Quartals-Updates mit 10,40€/ Jahr + MwSt. muss bezahlt werden. Der Auszubildende erfasst mit dem ELEFANT die Leistungen und dokumentiert die Behandlungen - wie dies auch später in der "eigenen" Praxis passieren soll. Auch die Quartalsabrechnung an die KV wird wie in der zukünftigen eigenen Praxis durchgeführt. Im Ergebnis entsteht eine CD, die er zum Institut schickt. Dort werden die Daten eingelesen und dabei der Inhalt der CD geprüft. Es entfällt die mühsame und fehlerträchtige manuelle Eingabe der Leistungsdaten für jeden Auszubildenden.

Der Auszubildende lernt so den Umgang mit einem Praxisverwaltungssystem, auf dessen Basis sich zukünftig sein wirtschaftlicher Erfolg aufbaut. Viele Institute haben bereits dieses Konzept übernommen und die Ausbildung neben dem psychotherapeutischen Wissen um eine betriebswirtschaftliche Komponente erweitert. Das ist wichtig! Später müssen die Therapeuten von ihren Einnahmen aus der Therapie leben. Die Mitarbeiter des Hasomed-Vertriebs und viele Servicepartner vor Ort übernehmen gerne Teile dieser Ausbildung in Seminarform.

Die beiden Bilder zeigen die Möglichkeiten, die Abrechnung an die speziellen Belange des jeweiligen Instituts anzupassen. Wenn Sie die Bilder anklicken, erscheinen sie vergrößert.

Der Elefant beherrscht alle Abrechungsmodi für Institute:

• Erzeugung einer KVDT-Datei und Versand auf CD oder per Web
• Erstellung von Papierrechnungen zur Übergabe an die einzelnen Kassen im Rechnungsverfahren
• Erzeugung von Dateien nach § 6 PsychThG/§ 117 Abs. 2
• Erzeugung von Dateien nach § 120 Abs. 3 SGB V – AMBO.

Besonders die Abrechnung nach AMBO inkl. Zertifikatsverwaltung stellt ein Alleinstellungsmerkmal für den Elefant dar. Zum Zeitpunkt Mai 2011 bietet kein anderes Praxisverwaltungssystem diese Option.

Bezüglich der Integration von Mandanten in eine Abrechnungsgruppe, deren Leistungsdaten in einer gemeinsamen Abrechnung erscheinen, sei auf den Abschnitt Elefant für Praxisgemeinschaften und Gemeinschaftspraxen verwiesen.

Im Fenster “Software einstellen“, „Karteikarte Institut 1“ (siehe oberes Bild) werden eine Reihe von Festlegungen getroffen, wie das Rechnungsverfahren gestaltet werden soll. Je nach Bedarf der Institute werden Schalter gesetzt oder inaktiviert. Wichtig ist u.a. die Möglichkeit, Abschläge für Auszubildende festzulegen und zu entscheiden, ob dieser Abschlag für die Auszubildenden sichtbar ist oder nicht. Auf diesem Wege können Auszubildende z.B. auch an Kosten für die Raummiete beteiligt werden. Weiter gehört dazu die finanzielle Beteiligung der Auszubildenden an der Verwaltungsgebühr der KV. Schließlich können Gebühren benannt werden, für die die Auszubildenden keinen finanziellen Ausgleich erhalten.

Insgesamt entstehen beim Rechnungsverfahren

• Rechnungen für jeden Patienten
• Sammelrechnungen an die Kassen in 2 Varianten
• eine Aufstellung, welcher Auszubildende welche Bezahlung erhält und
• eine Zusammenfassung der Abrechnung, die als letzte Zeile die Einnahmen des Instituts aus der vorliegenden Abrechnung vermittelt.

Bei Wahl der entsprechenden Optionen werden Zusatzdateien erzeugt, die z. B. als AMBO-Dateien den Kostenträgern zur Verfügung gestellt werden, um Morbiditätsanalysen durchzuführen.

Auf der Karteikarte „Institute 2“ im unteren Bild werden weitere Festlegungen z. B. zu den in den Rechnungen verwendeten Texten oder zur Verwaltung der Rechnungsnummern getroffen. Dabei ist es möglich, Institute auch mehrstufig abzurechnen, d. h., einem Institutsteil einen Rechnungskreis in Form von 2 großen Buchstaben an der Rg.-Nr. zuzuordnen. Hier sind nur einige der Möglichkeiten für die Gestaltung der Institutsabrechnung genannt. Hingewiesen sei jedoch noch auf einen Elefant-Servicepartner, der sich auf die Abrechnung von Ausbildungsinstituten spezialisiert hat und u.a. Abrechnungen organisiert oder bei der optimalen Abrechnung berät.