die Praxissoftware für Psychotherapeuten

Häufige Fragen

Service

Wie erreiche ich das Elefant-Service-Team?

Mo - Do von 8:00 bis 18:00 und Fr. von 8:00 bis 17:00 (regulär)
Mo - Fr von 8:00 bis 19:00 (während der Updatezeit)

Support: Tel. 0391- 6107630
Bestellung: Tel. 0391- 6107632
Fax: 0391- 6230113
Mail: elefant@hasomed.de

Welche Leistungen bieten die Elefant-Service-Partner an?

Unsere qualifizierten Service-Partner unterstützen Sie direkt vor Ort:

  • Hilfe bei der KV-Abrechnung
  • Kauf, Einrichtung & Support von Hard- und Software
  • Installation und Beratung zu eGK-Lesegeräten
  • Praxisorganisation
  • Einrichtung der Sicherheitsmodule für Internet, E-Mail, Daten, Virenschutz, Firewall, KV-SafeNet
  • Einrichtung eines Qualitätsmanagementsystems
  • Basis- oder Fortgeschrittenen-Seminare mit Kollegen oder individuelle Workshops in Ihrer Praxis

Finden Sie Ihren persönlichen Ansprechpartner »

Ich möchte zur Praxisverwaltung Elefant wechseln. Wie funktioniert der Umstieg?

Mit der Demo Version können Sie sich im Vorfeld kostenfrei mit der Elefant-Software vertraut machen. Haben Sie sich für den Elefant entschieden, bestimmen Sie, wann und wie Sie zum Elefant wechseln möchten. Unsere Service-Partner unterstützen Sie direkt vor Ort oder per Fernwartung bei der Einrichtung, Datenkonvertierung und den ersten Schritten mit dem Elefant. Als Wechsler erhalten Sie einen Gutschein für die Service-Partnerleistungen im Wert von 80 €.

Sie sind interessiert? Kontaktieren Sie uns oder einen Service-Partner in Ihrer Nähe.

Technik

Welche Systemvoraussetzungen sind für die Software-Installation erforderlich?

Für den Einsatz der Elefant-Software gelten folgende Systemvoraussetzungen:

  • Betriebssystem:  ab Windows 7
  • Bildschirmauflösung: min. 1024 x 768
  • Arbeitsspeicher:  min. 1 GB
  • Festplattenspeicher: min. 5 GB
  • Prozessor: min. 1,5 GHz
  • DVD-Brenner

Voraussetzungen für Mac: Über die Visualisierungssoftware "Parallels Desktop 10 für Mac" haben Sie die Möglichkeit, den Elefant auf Ihrem Mac zu installieren. Benötigt wird neben der Visualisierungssoftware eine Windows-CD mit gültiger Seriennummer.

Unsere Service-Partner unterstützen Sie gern bei dem Erwerb oder Support Ihrer Geräte. »

Das Kartenlesegerät funktioniert nicht.

Dies kann verschiedene Ursachen haben. Weiterführende Hinweise finden Sie in der Elefant Software und dem Menüpunkt-Hilfe. Für den technischen Support stehen Ihnen unsere Service-Partner oder das Support-Team gern zur Verfügung. »

Wie kann ich den Ausdruck in Formularen anpassen?

Falls der Ausdruck auf Formularen verschoben ist, können Sie dies in der Elefant Software manuell anpassen.

  • Dazu wählen Sie in der Menüleiste: „System“ und klicken auf „Formulare einstellen“.
  • Es öffnet sich das Fenster „Einstellungen Formulare“.
  • Im unteren Bereich des Fensters können Sie eine manuelle Verschiebung in X-, Y-Achse (X=horizontal / y= Vertikal) vornehmen.
  • Eine Verschiebung nach oben/ links erreichen Sie durch die Eingabe eines Minuszeichens (-) vor dem Wert.
  • Eine Verschiebung nach unten/Rechts benötigt keine Vorzeichen. Weitere Hinweise erhalten Sie über den „Hilfe-Schalter“.

Ist der Elefant für Windows 10 geeignet?

Aktuell sind uns keine Probleme unter Windows 10 bekannt. Wir gehen davon aus, dass die Software sowie die Elefant kompatiblen Lesegeräte ohne Probleme unter Windows 10 arbeiten.

Software

Muss das Quartalsupdate vor der Abrechnung des Vorquartals installiert werden?

Nein. Für die Abrechnung können Sie Ihre aktuelle Elefantversion nutzen.
Das Update sollten Sie zum ersten Werktag im neuen Quatals installiert haben, damit Sie Karten reibungslos einlesen und Scheine anlegen können.

 

 

Was passiert, wenn meine Lizenz abgelaufen ist?

In der Regel erhalten Sie rechtzeitig vor Ablauf der Programmlizenz, eine Meldung über die Elefant-Software. Sie können entspannt weiterarbeiten, Ihre Lizenz wird automatisch verlängert. Sie erhalten von uns eine Rechnung mit neuem Lizenzcode. Diesen Code geben Sie jederzeit bei dem Programmstart, nach Eingabe des Nutzernamens und des Passwortes, unter "Lizenzverlängerung" ein.

Sind alle Formulare im Elefant integriert?

Alle bekannten Formulare - vom Antrag bis zum Abrechnungsbeleg - sind in der Software integriert. Neue Entwicklungen und Anforderungen der KBV werden jeweils zur Quartalsversion aktualisiert. Die unterschiedlichen Vordrucke der KVen können trotzdem dazu führen, dass einmal ein Formular fehlt. Bitte teilen Sie uns das mit. Wir integrieren dies dann zeitnah im Elefant. »

Kann ich eigene Textvorlagen in den Elefant integrieren?

Ja. Hierzu speichern Sie vorab Ihre erstellten Textvorlagen als RTF-Datei in das Standardverzeichnis: C:\Elefant1. Zum Import der Vorlagen in den Elefant wählen Sie in der Menüleiste: „Datenbank“ und klicken auf „Textvorlagen/Textelemente“.  Über den Schalter „Import/Vorlage“ können Sie Ihre RTF Datei auswählen und neu benennen. Nach dem Speichern über „ok“ erscheint Ihre Vorlage in der Tabelle. Vorhandene Textvorlagen können bearbeitet, umbenannt und gelöscht werden.

Kann ich automatisch eine Briefkopfzeile / Adresse in neue Dokumente einfügen?

Ja. Voraussetzung ist, dass Sie die entsprechenden Daten vorab einmalig festlegen.

Gehen Sie hierfür über den Menüpunkt: System → Praxis einstellen zum Reiter „Briefkopf, Adresse, Stempel".

Für die Erstellung eines Briefkopfes stehen Ihnen fünf Zeilen zur Verfügung. Die Schrifteinstellungen können Sie pro Zeile per Doppelklick anpassen sowie die Druckposition von Briefkopf, Adressfeld und Adresszeile entsprechend über die Zahlenfelder. (Richtwerte 16 ... 20).

Soll zukünftig in Dokumenten ausschließlich eine Adresszeile und Adressfeld gedruckt werden, lassen Sie die Zeilen 1 bis 5 frei und aktivieren den Schalter „Briefkopf benutzen“. Bei vorgedruckten Praxis-Kopfbögen muss der Schalter "Briefkopf benutzen" inaktiviert werden.

Kann ich Texte auf Rechnungen ändern?

Ja. Texte der „Standardrechnung“ können Sie unter „System - Abrechnung einstellen - Abrechnung Privat 1“ anpassen. Soll eine „Standardrechnung“ einen individuellen Text enthalten, verfassen Sie diesen (im Menü „Abrechnung - Abrechnung Privat/Selbst“), bevor Sie die Rechnung ausdrucken.

Kann ich neue Gebühren importieren?

Ja.
Um praxisspezifisch die beste Übersicht zu gewährleisten, wird nicht der gesamte EBM-Gebührenkatalog automatisch in die Datenbank des Elefant Software importiert, sondern nur die für Ihr Fachgebiet relevantesten Gebühren. Sie können aber jederzeit eine Aktualisierung vornehmen bzw. weitere Gebühren der Datenbank hinzufügen:

  • Öffnen Sie in der Software den Menüpunkt: "Datenbank - Gebühren - Stammdaten EBM 2013/neue Gebühren importieren".
  • Bestätigen Sie den Hinweis mit "OK".
  • Warten Sie bis die EBM-Stammdatei geladen ist und die Gebühren aufgelistet werden.
  • Tragen Sie in dem Feld "suche Gebührenziffer" die gewünschte Ziffer ein.
  • Klicken Sie die in der Liste die neu hinterlegte Ziffer einmal an und bestätigen Sie anschließend über den Schalter "Import markierte Gebühren" den Import.
  • Schließen Sie das Hinweisfenster mit "OK".
  • Schließen Sie das Fenster über den Schalter "Schließen" - es dauert etwas, da der Import erst jetzt im Hintergrund durchgeführt wird.
  • Ab sofort können Sie neu importierte Ziffern in jeder Patientenakte erfassen.

Kann ich wiederkehrende Rezeptinhalte in neue Rezepte übernehmen?

Ja, Sie können Medikamentenkomplexe anlegen, die für alle Patienten nutzbar sind.

Werden  z. B. bei chronisch kranken Patienten regelmäßig gleiche Medikamente verschrieben, ist es zeitsparend, hierfür Medikamentenkomplexe abzulegen.

Klicken Sie dazu in dem aktuellen Rezept auf den Schalter "Rezept merken" und vergeben Sie für diesen Komplex einen eindeutigen Namen. Bei nachfolgenden Rezepten können Sie die entsprechende Medikamentenkombination über den Schalter "Rezept laden" einfügen. 

Eine direkte Rezeptkopie ist nicht konform mit dem Arzneimittelversorgungs-Wirtschaftlichkeitsgesetz und deshalb nicht von der KBV zugelassen!

Kann ich eine Privat-Rechnung direkt aus der Patientenakte erstellen?

Ja. Sie können direkt nach dem Erfassen einer Leistung nach GOÄ/GOPT bzw. einer Selbstzahlergebühr eine Privat-Rechnung erstellen, ohne die Patientenakte zu schließen. Dazu führen Sie auf die erfasste Leistung einen Rechtsklick aus und wählen den Menüpunkt „Privatabrechnung“. Es öffnet sich das bekannte Fenster zum Erstellen einer Privatrechnung. Wenn Sie dieses Fenster nach dem Erstellen der Rechnung wieder schließen, sind Sie zurück in der Patientenakte.

Kann ich meine Eingaben vor der Abrechnung prüfen lassen?

Ja. Die Elefant Praxisverwaltung kann Ihre Eingaben jederzeit mittels einer Probeabrechnung prüfen. Eine Probeabrechnung wird wie folgt durchgeführt:

  • Klicken Sie in der Menüleiste auf „Abrechnung“  und “Abrechnung KV“
  • Es erscheint das Fenster „Leistungsabrechnung KV / Standard“. Setzen Sie hier auf der rechten Seite den Punkt bei „Abrechn. prüfen“.
  • Klicken Sie auf den Schalter „Quartalsabrechnung PRÜFEN“ und folgen den Anweisungen.

Die Scheine werden nur temporär während der Probeabrechnung gebucht. Nach der Probeabrechnung sind jederzeit Änderungen in der Patientenakte möglich.

Kann ich abgerechnete Leistungen einsehen?

Ja. Für eine bessere Übersicht in der Patientenakte (Reiter "Leistungen") werden archivierte (abgerechnete) Leistungen ausgeblendet, können aber jederzeit angezeigt werden.

Öffnen Sie hierfür über den Schalter "Übersicht" das Fenster "Leistungsübersicht". Legen Sie das Datum fest, ab wann die Leistungen anzeigt werden sollen.

Ist eine Erweiterung des Krankenblattes möglich?

Ja. Für ein übersichtliches Patienten-Krankenblatt, ermöglicht Ihnen der Elefant das Krankenblatt in verschiedene Akten zu unterteilen und diese separat zu benennen.

Hierzu gehen Sie in der Menüleiste auf  „System“ - „Software einstellen“ - "Ablauf 3". Im Bereich „Patientenakte“ setzen Sie z.B. bei „Akte 1 benutzen“ einen Haken, dann erscheint ein Feld. Hier können Sie den Namen der Akte festlegen.  Gleiches gilt, wenn der Patient einer Gruppe angehört. Dann setzen Sie den Haken bei „Gruppenakte nutzen“.

Ist ein schnelleres Eintragen von Diagnosen im Schein möglich?

Um eine Diagnose schnell zu selektieren, können Sie im Fenster „Liste Diagnosen“ auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Eingabefeld für den Diagnosecode klicken. Es erscheint eine Liste der letzten 10 von Ihnen erfassten Diagnosen, aus denen Sie die gewünschte Diagnose auswählen.

Kann ich Patienten (die nicht mehr kommen) aus meiner Patientenliste entfernen?

Ja. Die ausgewählten Patienten werden aus der Patientenliste entfernt, jedoch nicht in der Datenbank gelöscht.

  • Klicken Sie in der Patientenliste mit der rechten Maustaste auf den Patienten.
  • Es öffnet sich ein Fenster. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf „Patient inaktivieren“
  • Sie können eine Inaktivierung automatisieren, indem Sie im Menü „System“/ „Software einstellen“ in der Karteikarte „Ablauf 1“ den Haken „Patienten inaktivieren jetzt/ nach KV-Abrechnung“ setzen.
  • Ist diese Einstellung vorgenommen, wird gefragt, ob Patienten, für die vier Monate keine Leistungen erfasst wurden, inaktiviert werden sollen.
  • Bleibt die Option eingeschaltet, werden nach jeder KV-Abrechnung automatisch alle Patienten inaktiviert, für die vier Monate keine Leistungen erfasst wurden.

Kann ich eine Inaktivierung rückgängig machen?
Ja. Beim Einlesen der Versichertenkarte des inaktiven Patienten, wird dieser automatisch aktiviert und erscheint wieder in der Patientenliste. Manuell kann ein inaktiver Patient über die Patientenliste im Reiter „inaktive Patienten“, mit einem Rechtsklick und „Patient aktivieren“ wieder aktiviert werden.  

Kann ich Patientenakten (älter als 10 Jahre) löschen?

Gibt es eine Funktion "letzte Behandlungstermine", damit Patientenakten älter als 10 Jahre gelöscht werden können?  

Grundsätzlich: Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Ärzte und Therapeuten in regelmäßigen Abständen prüfen, ob Patientendaten gelöscht werden müssen. Die Fristen finden Sie unter anderem im entsprechenden Bundesmantelvertrag.

Für eine zeitliche Übersicht aller Patientendaten gehen Sie über den Menüpunkt:
Datenbank → Patienten. Aktivieren Sie den Schalter „Datum letzte Änderung vor:“ und stellen das entsprechende Datum (standardmäßig 10 Jahre) ein.

Die Patientendaten werden gefiltert, sodass nur Patienten angezeigt werden, deren letzte Änderung spätestens am eingestellten Datum vorgenommen wurde. 

Hinweis: Patienten, für die noch keine Änderung vorgenommen wurde, werden für jedes eingestellte Datum angezeigt. Da sich das Datum der letzten Änderung aus Änderungen am Krankenblatt, Leistungsdatum, Einträge in Befund- Anamnese- oder Therapietext, Dokumenten, Anträge sowie dem Karteneinlesedatum ergibt. Bei großen Datenmengen kann es einige Zeit dauern, bis die Funktion vollständig ausgeführt ist. Sie sollte daher nur aktiviert werden, wenn sie benötigt wird.

Um Patienten samt dazugehöriger Akte zu löschen, aktivieren Sie unterhalb der Tabelle den Schalter „Mehrfachauswahl“. Es erscheint eine Spalte, in der die Patienten ausgewählt werden können. Um alle Patienten auszuwählen, setzen Sie den Haken im Tabellenkopf. Die vollständigen Daten löschen Sie  (rechte Fensterseite) über den Schalter „x von y Patienten des Mandanten löschen“.

Gibt es eine Übersicht der erbrachten PNP-Gebühren der Selektivverträge?

Gibt es eine Übersicht zur aktuellen Anzahl von erbrachten PNP-Gebühren der Selektivverträge Baden-Württemberg?

Um z.B. bei den AOK-Gebühren PTE1x-PTE5x die Mengenbegrenzungen (10,20,30,…) zu überprüfen, gibt es  die Möglichkeit (wie auch bei EBM-Leistungen) eine Übersicht ab einem bestimmten Datum aufzurufen.

Gehen Sie hierfür in der entsprechenden Patientenakte auf den Reiter „Leistungen“.
Klicken Sie rechts im Fenster auf den Schalter „Übersicht“. Geben Sie im Fenster "Leistungsübersicht" das Datum ein, ab dem die Zählung erfolgen soll und suchen nach der entsprechenden Gebührenziffer.

In der Spalte „LNr“ wird Ihnen die Anzahl angezeigt. Für einen sofortigen Überblick, über noch mögliche Sitzungen (Anzahl „frei“) können Sie auch die Funktion Leistungsplanung nutzen. Sie planen dazu die entsprechende SV-Gebührenziffer und legen die Anzahl „Soll“ fest. Der Elefant zieht dann beim Eintragen der Leistung automatisch eine Sitzung ab und zeigt die noch mögliche Anzahl an. Ein Zeitpunkt, ab wann eine Zählung erfolgen soll, kann hier jedoch nicht festgelegt werden.

Wie verknüpfe ich den Elefant mit einem Google-Kalender?

Der Elefant ermöglicht die Verknüpfung mit einem Google-Kalender.

Um diese Funktion nutzen zu können, benötigen Sie ein Google-Konto. Haben Sie kein Konto, richten Sie eins über https://www.google.com/calendar ein. Klicken Sie auf "Konto erstellen" und geben Sie die geforderten Daten ein. Klicken Sie danach auf Google Kalender.

Empfehlung: Erstellen Sie für die berufliche Nutzung ein separates Konto und trennen so private und berufliche Kontakte. Zum Erstellen eines neuen Kalenders, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Pfeil hinter "Meine Kalender" und wählen "Neuen Kalender erstellen" aus.

Im Elefant aktivieren Sie die Synchronisation mit dem Google-Kalender über den Menüpunkt System → Terminplan einstellen → Reiter Google-Kalender.  Weitere Einzelheiten wie z.B. eine Anleitung zur Konfiguration Ihres Smartphones  finden Sie im Menü "Hilfe".

Gibt es regelmäßige Updates bei den Leistungsziffern?

Die KBV übermittelt uns jedes Quartal eine Stammdatei, mit den aktuellen Gebühren- und Punktewerten. Diese Datei erhalten Sie mit dem jeweiligen Elefant-Quartalsupdate.

Haben sich Werte geändert, können Sie diese Änderungen in den Elefant übernehmen. Öffnen Sie hierfür über  Menüpunkt "Datenbank" → "Gebühren" →"EBM 2013" die Liste der Gebühren. Wählen Sie auf der rechten Seite das Quartal aus, für welches die Änderungen erfolgen sollen. Klicken Sie anschließend auf den Schalter "Werte von Gebühren" und bestätigen mit "OK". Alle Werte sind damit auf dem neusten Stand.

Hinweis: Ergeben sich Änderungen, nachdem uns die Stammdatei übermittelt wurde, müssen wir warten bis uns die KBV eine neue Stammdatei zur Verfügung stellt. Erst nach dem Einpflegen einer aktuellen Stammdatei können wir die Korrektur der Werte übernehmen und Ihnen z.B. als Zwischen-Update zur Verfügung stellen.